Informacje ogólne

REGULAMIN ORGANIZACYJNY

Szczegóły
Informacje ogólne

 

  Załącznik Nr 1
do Zarządzenia Nr 2/2007
Kierownika GOPS w Hannie
z dnia 19.10.2007 r.  w sprawie
ustalenia regulaminu organizacyjnego
GOPS w Hannie

REGULAMIN ORGANIZACYJNY
GMINNEGO OŚRODKA POMOCY SPOŁECZNEJ
W HANNIE

ROZDZIAŁ I

Postanowienia Ogólne

§ 1
Regulamin Organizacyjny Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Hannie zwanej dalej "regulaminem" określa organizację i zasady funkcjonowania ośrodka.

§ 2
Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

  1. Ośrodku- należy przez to rozumieć Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Hannie
  2. Kierowniku- należy przez to rozumieć Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Hannie
  3. Głównym Księgowym- oznacza to Głównego Księgowego Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Hannie
  4. Komórkach organizacyjnych- oznacza to wyodrębnione w strukturze Ośrodka: działy i samodzielne stanowiska pracy ( jednoosobowe lub wieloosobowe)
  5. Pracownikach- należy przez to rozumieć pracowników zatrudnionych w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Hannie
  6. Wójcie- należy rozumieć Wójta Gminy Hanna
  7. Radzie Gminy- oznacza to Radę Gminy Hanna

§ 3

  1. Ośrodek jest samodzielną jednostką organizacyjną Gminy Hanna
  2. Ośrodek działa na podstawie obowiązujących przepisów prawa, uchwał Rady Gminy, zarządzeń Wójta, Statutu oraz zarządzeń kierownika
  3. Obszarem działania Ośrodka jest Gmina Hanna.

§ 4
Ośrodek jest bezpośrednim organizatorem i wykonawcą zadań:

  1. z zakresu pomocy społecznej
  2. z zakresu świadczeń rodzinnych
  3. z zaliczki alimentacyjnej
  4. z zakresu dodatków mieszkaniowych

ROZDZIAŁ II

Zasady kierowania Ośrodkiem

§ 5

  1. Ośrodkiem kieruje Kierownik Ośrodka, który reprezentuje go na zewnątrz i jest za niego odpowiedzialny
  2. Kierownik kieruje pracą Ośrodka przy pomocy Głównej Księgowej
  3. Kierownik nadzoruje działalność Ośrodka zgodnie z ustalonym podziałem kompetencji.
  4. Kierownicy ponoszą odpowiedzialność służbową za prawidłową realizację powierzonych im zadań, w szczególności za należyte i terminowe wykonywanie zadań oraz za podejmowane decyzje.
  5. Dyrektor wydaje akty wewnętrzne w formie zarządzeń, regulaminów, instrukcji oraz innych o podobnym charakterze

§ 6
Do zadań i obowiązków  Kierownika należy w szczególności:

  1. zapewnienie sprawnego funkcjonowania Ośrodka
  2. kierowanie podległymi pracownikami oraz organizowanie pracy
  3. sprawowanie nadzoru nad organizacją pracy i realizacją zadań powierzonych Ośrodkowi, kontrola i ocena pracy pracowników
  4. planowanie pracy, przydzielanie zadań i stałe doskonalenie metod pracy
  5. koordynowanie działalności komórek organizacyjnych Ośrodka
  6. reprezentowanie Ośrodka wobec organów administracji, instytucji i osób trzecich
  7. podnoszenie jakości świadczonych usług przez komórki organizacyjne Ośrodka
  8. wykonywanie uprawnień pracodawcy wobec pracowników Ośrodka
  9. gospodarowanie środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych
  10. prowadzenie postępowań i wydawanie decyzji administracyjnych, w ramach posiadanego upoważnienia w indywidualnych sprawach z zakresu działania Ośrodka, należących do właściwości gminy
  11. prowadzenie postępowań i wydawanie decyzji administracyjnych , w ramach posiadanego upoważnienia w sprawach o ustalenie uprawnień, przyznawanie i wypłacanie zasiłków z pomocy społecznej, zasiłków rodzinnych wraz z dodatkami, zaliczki alimentacyjnej i dodatków mieszkaniowych
  12. nadzór nad prowadzoną w Ośrodku gospodarką finansową
  13. opracowywanie projektów planów finansowych budżetu, analiz oraz okresowych sprawozdań z działalności.
  14. prawidłowe realizowanie planu budżetowego poprzez racjonalne gospodarowanie przydzielonymi środkami finansowymi z uwzględnieniem celowości, gospodarności i dyscypliny budżetowej
  15. terminowe, rzetelne i zgodne z prawem załatwianie spraw z zakresu zadań realizowanych przez Ośrodek
  16. zapewnienie sprawnego przepływu informacji wewnątrz Ośrodka
  17. racjonalne i efektywne gospodarowanie przydzielonymi środkami finansowymi
  18. sprawowanie nadzoru nad realizacją uchwały Rady Gminy i zarządzeń Wójta
  19. programowanie i właściwa realizacja polityki kadrowej, szkoleniowej i socjalno- bytowej
  20. zatwierdzanie bilansu potrzeb wynikających z zadań statutowych realizowanych przez Ośrodek
  21. składanie Radzie Gminy corocznego sprawozdania z działalności Ośrodka oraz przedstawienie potrzeb w tym zakresie
  22. zapewnienie racjonalnego wykorzystania czasu pracy i przestrzegania dyscypliny pracy przez podległych pracowników
  23. przyjmowanie petentów  Ośrodka w sprawach skarg i wniosków

 

ROZDZIAŁ III

Organizacja wewnętrzna Ośrodka

§ 7
W skład Ośrodka wchodzą:

  1. Dział Finansowo- Księgowy - FK
  2. Dział Świadczeń Pomocy Społecznej - SPS
  3. Dział Świadczeń Rodzinnych - SR

§ 8
W Ośrodku tworzy się następujące stanowiska pracy:
1. Kierownik - 1 etat
2. Główny Księgowy - 1  etatu
2. Pracownik socjalny - 2 etaty
3. Pracownik ds. świadczeń rodzinnych - 1 etat

§ 9
Pracą działów kieruje Kierownik, z tym że pracę Działu Finansowo- Księgowego kieruje Główny Księgowy

§ 10

  1. Schemat struktury organizacyjnej Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Hannie stanowi załącznik Nr 1 do niniejszego Regulaminu
  2. Kierownik i Główny Księgowy odpowiednio ponosi odpowiedzialność za merytoryczną, formalną i finansową prawidłowość oraz zgodność z przepisami prawa wykonanych zadań, w tym przygotowywanych przez siebie dokumentów i podejmowanych rozstrzygnięć.
  3. Komórki organizacyjne zobowiązane są do współpracy i współdziałania w celu realizacji zadań Ośrodka

§ 11
Do zadań wspólnych komórek organizacyjnych- każda w zakresie swojego działania- należy w szczególności:

  1. opracowywanie projektu budżetu GOPS oraz jego realizowanie
  2. opracowywanie okresowych analiz, ocen, informacji i ustalonych sprawozdań z działalności GOPS, w tym sprawozdań statystycznych
  3. realizowanie Gminnej Strategii Rozwiązywania Problemów Społecznych
  4. prowadzenie postępowań administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej
  5. udzielanie informacji petentom o ich prawach i uprawnieniach
  6. współpracowanie ze sobą w sprawach dotyczących różnych działów i samodzielnych stanowisk pracy.
  7. przygotowywanie projektów o pozyskanie środków z  Europejskiego Funduszu Społecznego

§ 12
Organizację pracy oraz rozkład pracy Ośrodka określa Regulamin Pracy ustalony zarządzeniem Kierownika

 

ROZDZIAŁ IV

Zadania i kompetencje poszczególnych komórek organizacyjnych

§ 13
DZIAŁ FINANSOWO-KSIĘGOWY

Do zadań  Działu Finansowo- Księgowego należy w szczególności:

      1. Prowadzenie bieżącej ewidencji finansowej wg zasad rachunkowości ( w sposób prawidłowy, zapewniając rzetelne, bezbłędne sprawdzalne i bieżące przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej Ośrodka  w urządzeniach księgowych: syntetycznych, analitycznych, na kontach przewidzianych w Zakładowym Planie Kont).
      2. Kontrola prawidłowości sporządzania dokumentów księgowych pod względem formalnym, rachunkowym oraz obiegu dokumentów finansowo- księgowych
      3. Prowadzenie ewidencji środków trwałych, pozostałych środków trwałych w używaniu oraz wartości niematerialnych i prawnych
      4. Prowadzenie inwentaryzacji majątku Ośrodka oraz prowadzenie ksiąg inwentarzowych
      5. Rozliczenie inwentaryzacji majątku trwałego i wyposażenia
      6. Prowadzenie likwidatury wg protokołów kasacji
      7. Naliczanie wynagrodzeń i prowadzenie ewidencji wynagrodzeń pracowników
      8. Prowadzenie spraw związanych z przydzieleniem pracownikom Ośrodka środków ochrony indywidualnej, w tym odzieży i obuwia roboczego
      9. Rozliczanie z budżetami z tytułu podatków i składek ZUS
      10. Prowadzenie spraw socjalnych pracowników, tj. opracowywanie planu, przygotowywanie umów dotyczących udzielanych świadczeń oraz realizacja wydatków ZFŚS zgodnie  z przyjętym regulaminem i zarządzeniami Kierownika
      11. Pełna obsługa finansowo- księgowa Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, w tym prowadzenie ewidencji wniosków dotyczących świadczeń udzielanych z ZFŚS
      12. Windykacja należności w drodze postępowania egzekucyjnego w administracji ,

        W tym :

        1. Przygotowanie dokumentacji związanej z kierowaniem do egzekucji administracyjnej tytułów wykonawczych, uzgodnienia stanu zadłużenia, wysyłanie upomnień, kierowanie tytułów egzekucyjnych do egzekucji,
        2. Nadzór nad ściąganiem należności poprzez: uzgadnianie wypłat, prowadzenie spraw związanych z wycofaniem, zwrotem tytułu wykonawczego, zawieszeniem lub umorzeniem postępowania egzekucyjnego,
        3. Współpraca z komórkami organizacyjnymi i instytucjami zewnętrznymi w zakresie realizowanych egzekucji
      13. Sporządzanie sprawozdań finansowych
      14. Sporządzanie planów dochodów i wydatków Ośrodka
      15. Nadzór i kontrola wykonania budżetu Ośrodka
      16. Wnioskowanie w sprawach uzasadnionych zmian w budżecie Ośrodka
      17. Dokonywanie przelewów z wszystkich rachunków bankowych Ośrodka na podstawie dokumentów źródłowych
      18. Współpraca z innymi działami w zakresie opracowywania informacji i analiz finansowych
      19. Uzgadnianie z Działami Ośrodka oraz zainteresowanymi pracownikami wielkości posiadanych środków na wypłaty świadczeń z pomocy społecznej i świadczeń rodzinnych
      20. Bieżąca analiza wykorzystania środków przydzielonych z budżetu lub środków pozabudżetowych i  innych będących w dyspozycji  Ośrodka
      21. Współpraca z  Wydziałem Finansowym Urzędu Gminy w zakresie otrzymywanych środków finansowych
      22. Dbałość o gospodarność i celowość wydatkowanych środków budżetowych
      23. Współpraca w zakresie spraw finansowych ze wszystkimi komórkami organizacyjnymi Ośrodka
      24. Przygotowywanie akt księgowych do archiwizacji
      25. Dbałość o zachowanie tajemnicy służbowej
      26.  Współuczestniczenie w opracowywaniu i realizacji Gminnej Strategii Rozwiązywania Problemów Społecznych

§14
DZIAŁ ŚWIADCZEŃ POMOCY SPOŁECZNEJ

Do zadań Działu Świadczeń  Pomocy Społecznej należy w szczególności:

      1. Rozpoznawanie, diagnozowanie potrzeb i organizowanie pomocy stosownie  do indywidualnych potrzeb i sytuacji osób i rodzin
      2. Przyjmowanie indywidualnych zgłoszeń o udzielenie pomocy społecznej oraz rozpoznawanie potrzeb osób i rodzin w drodze wywiadu środowiskowego
      3. Przeprowadzanie wywiadów środowiskowych, kompletowanie dokumentów oraz podejmowanie innych niezbędnych czynności związanych ze świadczeniem różnorodnych form pomocy,
      4. Wspomaganie  osób i rodzin w samodzielnym rozwiązywaniu własnych problemów i osiąganiu możliwie pełnej aktywności społecznej
      5. Zapobieganie procesowi marginalizacji osób i grup a także przeciwdziałanie negatywnym zjawiskom w środowisku lokalnym
      6. Analizowanie celowości przyznania i prawidłowości wykorzystania środków przez rodziny, które otrzymują pomoc materialną
      7. Planowanie pomocy oraz kontrolowanie czy udzielona pomoc spełnia swoje zadania
      8. Udzielanie pełnych informacji osobom o przysługujących im świadczeniach i dostępnych formach pomocy oraz o podmiotach działających na rzecz jednostek i rodzin
      9. Wprowadzanie danych z zakresu pomocy społecznej do wykorzystywanych w Ośrodku systemów informatycznych
      10. Sporządzanie list wypłat świadczeń z pomocy społecznej
      11. Prowadzenie ewidencji osób korzystających ze świadczeń pomocy społecznej (w formie  pisemnej i elektronicznej)
      12. Prowadzenie działalności profilaktycznej mającej na celu zapobieganie stanom powodującym konieczność korzystania z pomocy społecznej- praca socjalna
      13. Pobudzenie aktywności społecznej klientów Ośrodka oraz ich rodzin, inspirowanie i wspieranie dążeń do osiągania samodzielności
      14. Zawieranie kontraktów socjalnych z osobami lub rodzinami znajdującymi się w trudnej sytuacji życiowej celem jej rozwiązania
      15. Inicjowanie nowych rozwiązań mających na celu zapobieganie niekorzystnym zjawiskom oraz poprawę sytuacji osób wymagających pomocy
      16. Podejmowanie interwencji kryzysowej
      17. Podejmowanie działań zmierzających do zwiększenia dostępności do usług poradnictwa dla poszczególnych grup społecznych
      18. Kierowanie osób do placówek udzielających wyspecjalizowanej pomocy
      19. Udzielanie informacji na podstawie wniosku o udostępnienie danych ze zbioru danych osobowych, zgodnie z przepisami w tym zakresie
      20. Współdziałanie z organami samorządu lokalnego, organizacjami pozarządowymi i innymi podmiotami realizującymi zadania z zakresu pomocy społecznej oraz działalności charytatywnej
      21. Współpraca z Kuratorami Sądu Rejonowego, Policją, w tym w szczególności w zakresie pomocy rodzinom niewydolnym wychowawczo, uzależnionym, doznającym przemocy
      22. Sporządzanie zbiorczego bilansu potrzeb w zakresie pomocy społecznej
      23. Przygotowywanie danych do opracowania planów i sprawozdań finansowych i merytorycznych
      24. Przygotowywanie na zlecenie Kierownika materiałów służących opracowaniu diagnoz, programów i projektów w zakresie rozwiązywania problemów społecznych
      25. Realizacja strategii rozwiązywania problemów społecznych
      26. Współuczestniczenie we wdrażaniu i rozwijaniu regionalnych i lokalnych programów pomocy społecznej ukierunkowanych na podniesienie jakości życia
      27. Przyjmowanie i rozpatrywanie wniosków oraz wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach dodatków mieszkaniowych
      28. Sporządzanie list wypłat dodatków mieszkaniowych i przekazywanie ich od Działu Finansowo- Księgowego
      29. Prowadzenie ewidencji osób korzystających z dodatków mieszkaniowych (w formie pisemnej i elektronicznej)
      30. Współpraca z pozostałymi komórkami organizacyjnymi Ośrodka
      31. Dbałość o zachowanie tajemnicy służbowej i ochrony danych osobowych

 

 

§ 15
DZIAŁ ŚWIADCZEN RODZINNYCH

1. Do zadań Działu Świadczeń rodzinnych należy w szczególności:

      1. Przyjmowanie i rozpatrywanie wniosków o przyznanie świadczeń rodzinnych i zaliczki alimentacyjnej
      2. Udzielanie informacji o przysługujących świadczeniach
      3. Przygotowywanie i wydawanie decyzji administracyjnych o ustaleniu prawa do świadczeń rodzinnych i zaliczki alimentacyjnej
      4. Terminowe sporządzanie list wypłat świadczeń rodzinnych i zaliczki alimentacyjnej i przekazywanie ich do Działu Finansowo- Księgowego
      5. Planowanie środków finansowych na wypłatę świadczeń
      6. Prowadzenie ewidencji osób korzystających ze świadczeń rodzinnych i zaliczki alimentacyjnej ( w formie papierowej i elektronicznej)
      7. Tworzenie w istniejącym w Ośrodku systemie informatycznym, bazy danych na podstawie zebranych wniosków
      8. Przygotowywanie analiz i informacji oraz sporządzanie sprawozdań z realizacji zadań
      9. Wydawanie zaświadczeń na wniosek osoby zainteresowanej o korzystaniu lub nie korzystaniu ze świadczeń
      10. Prowadzenie korespondencji Działu Świadczeń Rodzinnych
      11. Prowadzenie ewidencji odwołań i przekazywanie akt w tej sprawie do organów odwoławczych
      12. Współpraca z komornikami, urzędem pracy i innymi organami i instytucjami w zakresie realizacji zadań
      13. Zlecenie przeprowadzenia wywiadów środowiskowych
      14. Dbałość o zachowanie tajemnicy służbowej i ochrony danych osobowych

ROZDZIAŁ V

ZASADY PODPISYWANIA PISM
I DOKUMENTÓW FINANSOWYCH

§ 16
Szczególne zasady podpisywania przelewów, czeków i innych dokumentów księgowych, ich obieg, opisywanie oraz zatwierdzanie określają Zasady gospodarki finansowej Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Hannie

§ 17
Korespondencję przychodzącą do Ośrodka przegląda i opisuje Kierownik

§ 18
Korespondencję wychodzącą z Ośrodka podpisują Kierownik i inni pracownicy w zakresie wynikającym z pisemnego upoważnienia Kierownika

§ 19

1.) Do podpisu Kierownika Ośrodka są zastrzeżone w szczególności:

      1. zarządzenia wewnętrzne i decyzje administracyjne
      2. pisma kierowane do organów administracji rządowej i samorządowej oraz Rady Gminy
      3. zawiadomienia do prokuratury o podejrzeniu popełnienia przestępstwa
      4. sprawy dotyczące organizacji i funkcjonowania Ośrodka
      5. odpowiedzi na skargi dotyczące pracowników Ośrodka
      6. sprawy kadrowe i osobowe

2.)Pracownicy działów podpisują:

1. sporządzone przez siebie wywiady, notatki służbowe i pozostałe pisma nie zastrzeżone do podpisu Kierownika

 

§ 20

      1. Pisma przedkładane do podpisu Kierownikowi Ośrodka powinny być zaopatrzone na kopii, na końcu ( z lewej strony) w słowa: Opracował: Imię i Nazwisko, podpis bądź pieczątka imienna z podpisem osoby redagującej pismo.
      2. Aprobata tak sporządzonego pisma przez bezpośredniego przełożonego następuje przez złożenie parafy i pieczątki imiennej pod projektem pisma w lewym dolnym rogu

ROZDZIAŁ VI

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

§ 21

      1. Wykaz obowiązków i odpowiedzialności poszczególnych pracowników Ośrodka zawierają zakresy czynności tych pracowników
      2. Sprawy porządkowe i dyscyplinarne pracowników regulują postanowienia Regulaminu Pracy

§ 22
W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem, a dotyczących funkcjonowania Ośrodka mają zastosowanie właściwe przepisy prawa, w tym ustaw o których mowa w Statucie Ośrodka

§ 23
Zmiany Regulaminu następują w trybie właściwym dla jego wprowadzenia